Coordenação de Suporte Operacional – CSO

A Coordenação de Suporte Operacional tem a atribuição de gerenciar todas as atividades consideradas meio, de forma articulada às áreas fins da organização, com foco na eficiência e efetividade das ações e serviços de vigilância laboratorial.
A CSO compreende os seguintes setores:
•Compras;
•Financeiro;
•Almoxarifado;
•Patrimônio;
•Núcleo de Transporte, Logística e Distribuição;
•Manutenção;
•Núcleo de Gerenciamento de Descentralização de Insumos

Atribuições

•Apoiar a Comissão Permanente de Licitação – COPEL na viabilização dos processos licitatórios, fazendo o diligenciamento, para garantir o atendimento às solicitações das coordenações, SESAB e órgãos externos quanto às especificações dos produtos, serviços e aos prazos de fornecimento desejados;
•Articular junto a COPEL a validação documental quanto aos aspectos legais e formais necessários a regular tramitação dos processos licitatórios de aquisição de insumos e prestação de serviços;
•Analisar as solicitações de aquisição de insumos da organização considerando estoque atual, consumo médio, quantidade solicitada e cronograma de entrega;
•Consolidar e monitorar a atualização da planilha de aquisição de insumos e prestação de serviços;
•Gerenciar administrativamente os convênios e contratos terceirizados;
•Promover, em parceria com as coordenações, a elaboração, consolidação e avaliação da programação anual de aquisição de insumos e prestação de serviços;
•Fornecer o suporte à SUVISA e demais áreas da SESAB, no que se refere ao atendimento de demandas da sua área de competência;
•Coordenar a Vigilância para controlar o movimento de entrada e saída de pessoas na portaria do LACEN-BA e manter a segurança da organização; manter-se vigilante em relação ao acesso de pessoas estranhas ou desconhecidas, exercendo, quando necessário, a abordagem pertinente e o controle formal do acesso, segundo orientações definidas; prestar esclarecimentos e orientações solicitadas por terceiros, em relação à localização e acesso ao setor de destino;
•Coordenar a Reprografia para gerenciar o recebimento e distribuição de documentos advindos da SESAB e de outras organizações; realizar as atividades pertinentes ao setor de reprografia, garantindo o controle de todas as cópias realizadas;
•Coordenar a Recepção para recepcionar e fornecer informações sobre os serviços do Laboratório, para os clientes e demais solicitantes; direcionar os visitantes aos setores/pessoas após o devido registro;
•Coordenar a Copa para conservar os equipamentos, instrumental e instalações existentes na copa, dentro dos padrões de confiabilidade requeridos, a fim de garantir a guarda segura da alimentação dos funcionários; guardar os alimentos dos servidores, bem como aquecer os mesmos no momento do almoço; assegurar o manuseio, tratamento e destinação adequados, relacionados com as sobras, devoluções e resíduos alimentares;
•Coordenar e gerenciar a execução das atividades dos Setores Financeiro, de Compras, de Almoxarifado, de Patrimônio, Núcleo de Transporte, Logística e Distribuição, Manutenção e Núcleo de Gerenciamento de Descentralização de Insumos.

Atribuições do Financeiro

•Acompanhar e processar a execução orçamentária e o gerenciamento financeiro do LACEN-BA;
•Fornecer informações necessárias para a tomada de decisões pelos setores do LACEN-BA e contribuir para a elaboração de relatórios gerenciais para o Fundo Estadual Bahia – FESBA, dentre outros órgãos da Administração Pública;
•Liquidar os pagamentos do LACEN-BA via sistema vigente;
•Gerir a carteira de contas a pagar no sentido de assegurar a liquidação dos débitos nos prazos pactuados;
•Garantir o recolhimento dos tributos, encargos legais e trabalhistas, relacionados aos contratos vigentes;
•Manter atualizada a conciliação bancária de todas as contas correntes;
•Realizar o acompanhamento e processamento dos processos de solicitação de diárias/adiantamentos, bem como das respectivas comprovações de viagens.

Atribuições de Compras

•Receber da CSO os processos relacionados às solicitações de aquisição e prestação de serviços provenientes das Coordenações, procedendo a análise, cotações, verificação da disponibilidade de recursos financeiros e conclusão da fase interna da licitação, encaminhando à COPEL, quando necessário;
•Atuar em parceria com a COPEL na viabilização dos processos licitatórios, nas modalidades previstas na legislação vigente;
•Preparar toda documentação necessária para conclusão da fase interna dos processos licitatórios de acordo com a legislação vigente;
•Identificar novos fornecedores e/ou produtos, propondo a avaliação dos mesmos e sua integração no banco de dados do SIMPAS e na relação de produtos padronizados pela organização;
•Realizar, em parceria com o almoxarifado e coordenações, a avaliação periódica dos fornecedores.

Atribuições do Almoxarifado

•Gerenciar, junto ao Setor de Compras, o recebimento do documento interno – Autorização de Fornecimento de Materiais – AFM, contendo quantidade, descrição do produto, fornecedor, preço unitário e total, como também o cronograma de entrega;
•Coordenar e acompanhar as atividades relacionadas com o recebimento físico de produtos, efetuando sua conferência e inspeção, observando critérios de controle de validade, lote e outros parâmetros que garantam a qualidade dos produtos recebidos;
•Requisitar a presença da coordenação demandante, quando necessário, para conferir e atestar os insumos no ato da chegada ao almoxarifado do LACEN-BA;
•Receber, protocolar e encaminhar as notas fiscais para o setor financeiro, com o atesto do almoxarifado e respectiva área técnica;
•Atualizar os dados relativos aos itens em estoque, a partir da nota fiscal, através dos sistemas informatizados, visando garantir a precisão dos registros quanto à movimentação do estoque;
•Garantir as condições apropriadas à identificação, guarda e armazenamento dos insumos, segundo as normas técnicas da Vigilância Sanitária e recomendações dos fabricantes;
•Atender aos pedidos das coordenações através do documento interno Solicitação de Material – SM, atentando para a verificação da unidade de fornecimento e realizando a atualização dos sistemas informatizados;
•Distribuição dos produtos e insumos, seja na unidade central, ou nas unidades descentralizadas, sendo esta última em parceria com o setor de transportes;
•Fornecer para a CSO relatórios periódicos dos pontos de ressuprimento e segurança dos produtos e insumos;
•Realizar periodicamente o inventário dos estoques de produtos;
•Realizar, em parceria com o setor de compras e coordenações, a avaliação periódica dos fornecedores.

Atribuições do Patrimônio

•Receber, registrar, controlar, garantir a guarda, conservação e desfazimento dos bens pertencentes à organização;
•Efetuar os registros e controles das movimentações e disponibilidades de bens patrimoniais pertencentes à organização, identificando cada bem e sua localização, emitindo e arquivando os termos de responsabilidade assinados pelos responsáveis dos setores;
•Controlar os bens patrimoniais obedecendo às rotinas de tombamento, transferência, movimentação, baixa, e de inventário dos bens adquiridos;
•Realizar a atualização dos dados quando houver alienação ou transferência de setor;
•Realizar periodicamente inventário dos bens, descrevendo por setor e coordenação;
•Alimentar e manter atualizado o Sistema de Administração de Patrimônio – SIAP, que consolida informações e permite gerenciamento físico e financeiro dos bens permanentes da organização.
Atribuições do Núcleo de Transporte, Logística e Distribuição
•Realizar a gestão logística da frota dos veículos oficiais para uso em serviço local e fora do perímetro urbano, seja transportando pessoas ou distribuição de materiais e insumos;
•Coordenar os motoristas lotados na unidade e definir as escalas e roteiros de trabalho;
•Gerenciar serviços de manutenção preventiva e corretiva para a frota;
•Realizar gestão de abastecimento dos veículos, incluindo controle de quilometragem;
•Monitorar o deslocamento dos veículos através de sistema informatizado de controle.

Atribuições da Manutenção

•Garantir a conservação e manutenção do patrimônio do laboratório no que se refere aos aspectos prediais (construção civil) e aos equipamentos instalados;
•Acompanhar a execução dos contratos de prestação de serviços de manutenção preventiva e corretiva do LACEN-BA;
•Organizar a área de manutenção para atender às solicitações internas de serviços dos diversos setores, garantindo a satisfação dos clientes internos;
•Fornecer o suporte necessário aos serviços de engenharia e arquitetura.
Atribuições do Núcleo de Gerenciamento de Descentralização de Insumos – NGDI:
•Operacionalizar e acompanhar as ações de logística de insumos no que se refere à descentralização para a RELSP e outras unidades de saúde no estado da Bahia;
•Manter fluxo com a CGR, CLAVEP, CLAVISA, CIE, Setor de Almoxarifado e Núcleo de Transporte, Logística e Distribuição no processo de descentralização de insumos.

Atribuições Gerais

•Identificar as necessidades e oportunidades de melhoria de processos, bem como coordenar e avaliar a elaboração e execução de estudos e projetos concernentes à modernização técnica e cientifica, em alinhamento com o planejamento estratégico da organização;
•Alimentar e manter atualizados os bancos de dados dos sistemas de informação específicos da sua área de atuação;
• Participar de pesquisas, programas e projetos pertinentes à sua área de atuação;
• Elaborar solicitação de compras e ou serviços com termo de referência, compor itens, quando necessário, encaminhar ao setor competente e monitorar a tramitação do processo;
• Monitorar indicadores pertinentes às ações desenvolvidas;
• Elaborar os relatórios de gestão e analisar as informações de forma a subsidiar o processo decisório, seja de demandas internas ou externas na sua área de competência;
• Participar das reuniões de acompanhamento e avaliação de desempenho, apresentando os resultados alcançados pela coordenação, contribuindo para a tomada de decisões;
• Elaborar e zelar pelos documentos do SGQB e garantir o cumprimento das Normas, POP e Rotinas da sua área de atribuição;
• Zelar, junto aos servidores, para manter o compromisso com a ética,a segurança e o sigilo dos dados de seus clientes;
• Controlar as movimentações e disponibilidades de bens patrimoniais alocados na coordenação;
• Manter atualizadas as informações da coordenação no canal LACEN-BA;
• Supervisionar e avaliar o desempenho dos estagiários durante a permanência na coordenação;
• Planejar a força de trabalho, incluindo mapeamento de necessidades, redimensionamento do quadro de pessoal, matriz de competências, ambiência física e relacional;
• Propor e/ou promover ações científicas e educativas voltadas para o aperfeiçoamento dos processos e melhoria da qualidade técnica e administrativa;
• Atender as solicitações de treinamentos das organizações parceiras;
• Implantar, acompanhar e avaliar periodicamente os controles de qualidade internos e externos dos ensaios realizados, em alinhamento com as diretrizes das normas técnicas da qualidade e de biossegurança.

Usuários:

• Coordenações e profissionais das áreas técnicas e administrativas do LACEN-BA;
• Unidades de vigilância;
• Diretorias e Coordenações da SESAB;
• Núcleos Regionais de Saúde (NRS);
• Secretarias Municipais de Saúde (SMS) e demais unidades da Rede Estadual de Laboratórios.